PO | Integrale samenwerking in de regio Holland Rijnland

Laatst bijgewerkt op

In de regio Holland Rijnland werken onderwijs, gemeenten en zorg in een werkgroep intensief samen om de kwaliteit van de zorg voor leerlingen met lees-/spellingproblemen, dyslexie en EED te versterken en te borgen in de keten van de dyslexiezorg.

De werkgroep EED Holland Rijnland bestaat uit: Linda Bras, Karin van Damme, Dick Hattenberg, Jeanette Hogervorst, Cecile de Munk, Jolanda Roelfsema en Ton Schalk.

Deze pagina beschrijft het goede voorbeeld van de integrale samenwerking in de regio Holland Rijnland volgens het beschrijvingskader ‘ Goede voorbeelden’  van het Stimuleringsprogramma Aanpak Dyslexie.

Klik op onderstaande links om snel naar de verschillende onderdelen te gaan:

 

Werkgroep EED Holland Rijnland

Beschrijving van het goede voorbeeld

In de regio Holland Rijnland wordt de hele ketenzorg van preventie en signalering tot behandeling van leerlingen met lees-/spellingproblemen, dyslexie en EED aangestuurd door een werkgroep met vertegenwoordigers van onderwijs, gemeenten en aanbieders. Door deze planmatige, integrale samenwerking is een poortwachter niet nodig. Bovendien gaat het daardoor verder dan alleen de vergoede EED-zorg, maar is er oog voor alle leerlingen met lees-/spellingproblemen, met of zonder dyslexie of EED. Samenwerking is de sleutel. En als binnen die samenwerking iedereen doet wat hij moet doen en zijn verantwoordelijkheid neemt, dan kan de dyslexiezorg dus ook goed functioneren zonder poortwachter.

Aanleiding, visie en doelen

Toen in 2015 de bekostiging van diagnose en behandeling van ernstige, enkelvoudige dyslexie (EED) onder de Jeugdwet viel, ontstond in de voorbereiding daar naar toe ook de werkgroep. Er moesten destijds verschillende keuzes gemaakt worden, waaronder de keuze om wel/niet te gaan werken met een poortwachter. De gezamenlijke overtuiging was op dat moment dat, wanneer iedereen zijn werk goed zou doen, we samen de verantwoordelijkheid zouden dragen en we elkaar zouden weten te vinden als er iets niet goed liep, een poortwachter niet nodig zou zijn. Idealistisch? Ja, waarschijnlijk wel. Maar het is dus wel mogelijk, want nog steeds werken we vanuit dat principe naar volle tevredenheid. Het doel was en is nog steeds dat de hele keten van onderwijs en zorg goed op elkaar afgestemd is, zodat leerlingen met lees-/spellingproblemen, dyslexie en EED binnen het onderwijs en de jeugdzorg goed begeleid en behandeld worden. Samenwerking en afstemming zijn daarbij heel belangrijk. Inmiddels zijn we zover dat we een vaste routine in de vorm van een jaarplan hebben.

Het proces van ontwikkeling, uitvoering en implementatie

Ontstaan en samenstelling van de werkgroep

In een van de samenwerkingsverbanden uit de regio werkte men al langer aan de kwaliteitsverbetering van dyslexie op de scholen. Die ervaringen zijn meegenomen in de transitie naar de jeugdzorg. Het was een heel natuurlijk proces waarin de al aanwezige deskundigheid werd benut. We zijn gewoon begonnen met de juiste mensen bij elkaar te zetten. En dat resulteerde in een werkgroep waarin in eerste instantie het onderwijs en de gemeenten waren vertegenwoordigd, maar op den duur ook de aanbieders steeds meer betrokken werden. Vanuit het onderwijs zijn de directeuren van de samenwerkingsverbanden betrokken die terug kunnen schakelen naar de besturen en de scholen. Vanuit de gemeenten is een ambtenaar betrokken die verantwoordelijk is voor de EED binnen de jeugdzorg en op haar beurt weer terug kan schakelen naar de diverse gemeenten die onder de regio Holland Rijnland vallen. Sinds dit jaar is er ook een vertegenwoordiger van de binnen de regio werkzame zorgaanbieders toegevoegd aan de werkgroep. Deze vertegenwoordiger zit daar namens alle aanbieders. Aanbieders zijn dus niet alleen de uitvoerende partij, maar ook deskundigen. Tot slot zit er in de werkgroep een externe deskundige met ervaring in de dyslexiezorg op het snijvlak van onderwijs en zorg. Zij wordt ingehuurd door de vier samenwerkingsverbanden. We hebben wel het geluk gehad dat de groep mensen – zeker in het begin – heel constant was, zodat het proces goed opgestart kon worden. Daarbij hebben we veel profijt gehad van de hulp vanuit het NKD. Als het nodig is, consulteren we die ook nu nog.

Planmatig werken

Gaandeweg zijn we steeds meer planmatig gaan werken, bijvoorbeeld in het bieden van de nascholing aan leerkrachten. Er waren routines ontstaan die we hebben vastgelegd in een jaarplan. En ieder jaar brengen we dat opnieuw onder de aandacht van iedereen. Wie het al wist, wordt zo even weer opgefrist. En wie nieuw is, wordt direct goed geïnformeerd. De werkgroep speelt daarbij een belangrijk rol in het betrekken van de eigen achterban zoals hierboven beschreven. Dat maakt dat de lijnen kort zijn en het draagvlak groter. Sinds dit jaar hebben we ons beleidsdocument afgestemd op de ‘Handreiking samenwerking bij Ernstige Enkelvoudige Dyslexie’ van Dyslexie Centraal. We hebben in een addendum concreet gemaakt hoe wij dat precies doen. Dit is terug te vinden op de sites van alle samenwerkingsverbanden.

Verdere ontwikkeling van de aanpak

Onze routine heeft zich steeds verder ontwikkeld. De werkgroep had – en heeft - daarbij een initiërende rol. In eerste instantie hadden we met elkaar de klus van de transitie naar de jeugdzorg te klaren, waardoor de keuzes eerst meer top-down gemaakt werden door de werkgroep. Uiteraard wel na het raadplegen van de achterban die de werkgroepleden vertegenwoordigen. Toen we met een datamonitor gingen werken, konden we daar veel informatie uit halen. Juist ook omdat we aan die monitor, die we inzetten als data-driven sturingsinstrument, gesprekken met scholen die opvielen in hun verwijzingsaantallen, koppelden. Het luisteren naar de signalen uit het werkveld heeft daarna steeds weer nieuwe input geleverd. Die monitor wordt top-down ingezet, maar levert ons vervolgens bottom-up nieuwe input voor ons beleid op. En ook vanuit de consultatiefunctie die de externe deskundige van de werkgroep heeft, krijgen we zicht op wat er speelt. Zo is bijvoorbeeld door te luisteren naar de ib’ers uit de regio - die hele concrete vragen hadden over specifieke doelgroepen - het idee ontstaan om bij de jaarlijkse ib-bijeenkomsten een verdiepingsthema op te nemen. We waren op de hoogte dat die vraag leefde door de gesprekken met scholen die we voerden naar aanleiding van de monitor. Zo gaat het nu ook in de samenwerking tussen de gemeente een de aanbieders. Top-down zag de gemeente vanuit de monitor de noodzaak om de EED-zorg in de behandelfase (kosten)effectiever te maken en nu is een werkgroep bottom-up aan de slag gegaan om te kijken welke mogelijkheden er – met behoud van het huidige kwalitatieve niveau – zijn om de kosten beter te beheersen. Want in het aanbiedersoverleg werd wel duidelijk dat de kwaliteit van de behandeling goed is en goed moet blijven.

Als je iets wilt opbouwen moet je dus de structuren top-down goed neerzetten, zodat je de kanalen hebt om de juiste informatie te verkrijgen. En ook belangrijk:  je moet ervoor zorgen dat je het complete plaatje in beeld krijgt, door alle partijen te betrekken. Met die informatie vanuit het werkveld kun je vervolgens bottom-up de mooie dingen met elkaar doen, waardoor je telkens in kunt spelen op de actualiteit. De werkgroep heeft daarbij de taak ervoor te zorgen dat we dicht bij ons oorspronkelijke doel en plan blijven en het proces en de kwaliteit en kwantiteit van de EED-zorg te bewaken. Een middle-out benadering dus, met de werkgroep in het centrum, als spin in het web. Daarvoor is het nodig dat je als werkgroep zichtbaar en benaderbaar bent. Zoveel te beter ze je kennen, zoveel te makkelijker ze je ook weten te vinden als er iets.  

Inmiddels hebben we een jaarplan dat hierboven al werd genoemd. Door jaarlijks vooraf onze activiteiten in alle lagen van de samenwerking te plannen, borgen we onze kwaliteit. We starten ieder schooljaar met een informatiebijeenkomst voor intern begeleiders met een deel voor startende ib’ers om hen te informeren over de procedures in de regio én een verdiepend deel voor meer ervaren ib’ers waarin we verschillende onderwerpen zoals ‘dyslexie en tweedetaalverwerving’ of ‘dyslexie en meer-/hoogbegaafdheid’ aan de orde laten komen. Daarna volgen de leerkrachtbijeenkomsten voor onder- midden- en bovenbouwleerkrachten, waarin we heel praktisch ingaan op effectief lees-/spellingonderwijs en de invulling van de ondersteuningsniveaus. We richten ons dus heel bewust op de brede dyslexiezorg, niet alleen op de EED-leerlingen. Jaarlijks bereiken we daarmee zo’n 300-400 leerkrachten. Daarna volgt in oktober het jaarlijkse aanbiedersoverleg, waarbij alle aanbieders betrokken zijn. We denken dan na over de vraagstukken die voor hen van belang zijn, bijvoorbeeld in het verleden de wachtlijstproblematiek en meer recent het effect van het thuisonderwijs. Ook denken we inmiddels na over nieuwe initiatieven om de EED-zorg nog efficiënter te maken.

In maart wordt – nu tweejaarlijks – de monitor afgenomen. Die wordt grondig geanalyseerd door een van de externe deskundige van de werkgroep op verschillende niveaus: schoolniveau, bestuursniveau, samenwerkingsverbandniveau en regionaal niveau. Eerst gaan we daar als werkgroep mee aan de slag. De samenwerkingsverbanden voeren van daaruit gesprekken met de besturen over hun rol in de hele keten. Als er aanleiding toe is, vragen we het bestuur – eventueel samen met een deskundige vanuit de werkgroep – om in gesprek te gaan met individuele scholen. We zien wel verschillen tussen de samenwerkingsverbanden, dus wat voor het ene samenwerkingsverband geldt, geldt niet automatisch voor het andere. De scholen van het ene samenwerkingsverband zitten vrijwel op het prevalentieniveau met het aantal verwijzingen, maar dat is niet overal zo. En in een ander samenwerkingsverband zijn veel kleine besturen en ‘eenpitters’, dus daar kun je maar ten dele op bestuursniveau aansturen. Om op dat soort verschillen af te kunnen stemmen, moeten we echt diep de monitor induiken en dat vraagt veel tijd en een rapportage van de monitor op subniveaus. In veel regio’s speelt dat, zeker als de regio geografisch wat groter is. Wat daarbij ook lastig is, is dat de grenzen van onze inkoopregio anders zijn dan de grenzen van de samenwerkingsverbanden. Een deel van de scholen van het samenwerkingsverband Rijnstreek valt inmiddels buiten de inkoopregio Holland Rijnland. Toch nemen we die scholen wel mee in de monitor, zodat het samenwerkingsverband wel regionaal kan blijven aansturen. Tenslotte verdienen de kinderen daar ook goed onderwijs en goede dyslexiezorg.

De vertegenwoordiger van de inkoopregio Holland Rijnland koppelt terug aan de gemeenten en met de aanbieders bespreken we dit tijdens ons jaarlijkse aanbieders overleg. Dat alles levert ons weer zoveel informatie op dat we aan het einde van het cursusjaar weten waar onze ontwikkelpunten voor de komende twee jaar liggen. En als het nodig is, scherpen we ons beleidsdocument aan of stellen het bij. Sommige onderdelen van ons jaarplan kennen dus een jaarlijkse cyclus, andere een tweejaarlijkse cyclus. Daar tussendoor lopen werkgroepbijeenkomsten (drie tot vier keer per jaar), nieuwsbrieven (twee tot drie keer per jaar) en hebben we een consultatiefunctie voor de scholen. Zo blijven we ook afstemmen op de actualiteit en realiteit, zoals nu bijvoorbeeld in de corona-periode.

Door deze planmatige aanpak houdt iedereen nu rekening met de activiteiten. Natuurlijk moet de inhoud van de bijeenkomsten dan ook goed zijn! Zo ontstaat een mooie samenwerking en blijft iedereen betrokken en gemotiveerd.

Het resultaat: Wat heeft het goede voorbeeld opgeleverd?

De ontwikkelde planmatige manier van werken zorgt voor een voortdurende nauwe samenwerking tussen onderwijs, gemeente en zorg. We weten elkaar dus te vinden en zijn samen verantwoordelijk. Dat zien we als belangrijkste opbrengst. En vervolgens zien we onze inspanning ook terug in de verwijzingscijfers! De aantallen leerlingen die door de scholen worden doorverwezen naar de EED-zorg zijn de laatste jaren constant. Binnen de regio zitten we 10-20 20% boven van de prevalentienorm. Daar zijn we heel blij mee. Wel zijn er verschillen tussen scholen en ook tussen de samenwerkingsverbanden. We zien dat er juist door het dyslexiebeleid in de regio zo breed te maken en door te werken aan kwaliteitsverbetering op alle ondersteuningsniveaus, er ruimte is om EED-zorg te bieden aan de kinderen die het echt nodig hebben!

Proces van borging en verankering

Inmiddels zijn we de fase van ontwikkeling en implementatie allang voorbij. Het jaarplan helpt ons alles wat we de afgelopen jaren bereikt hebben te borgen, doordat jaarlijks alle stappen worden doorlopen en geëvalueerd.

De samenwerkingsverbanden zijn op die manier bestuurlijk nauw betrokken bij het hele proces van de dyslexiezorg. Zij maken jaarlijks budget vrij voor de externe deskundige van de werkgroep en verzorgen de administratieve ondersteuning van bijvoorbeeld de nascholingsactiviteiten.

De externe deskundige heeft – naast het verzorgen van informatievoorziening, nascholing en kennisoverdracht – een kartrekkersrol in de werkgroep, doet de analyse van de monitor, gaat samen met de samenwerkingsverbanden in gesprek met besturen en heeft een consultatieve functie. Mensen kunnen dus met vragen ergens terecht. Een vraag is regelmatig de aanleiding tot verbetering.

De gemeente – die ook deel uitmaakt van de werkgroep – heeft weer nauwe contacten met de aanbieders.

Zo heeft de werkgroep dus heel duidelijk een schakelfunctie tussen alle betrokken partijen. Het jaarlijkse overleg tussen zorgaanbieders, gemeente en samenwerkingsverbanden zorgt ervoor dat we elkaar weten te vinden en vraagstukken ook goed ‘geadresseerd’ kunnen worden. Zo kan iedereen zijn verantwoordelijkheid nemen en zijn werk doen.

De kracht van de borging en voortgang van het proces ligt dus echt in de directe betrokkenheid van álle partijen en de korte lijnen die er zijn met hun achterban. Zonder dat ‘kan het niet landen daar waar het echte werk gedaan moet worden’. Tijd en ruimte nemen om niet alleen kennis over te dragen, maar ook met elkaar van gedachten te wisselen, om met elkaar te sparren; daar komen vaak goede dingen uit voort. Dat doen we natuurlijk wel in subgroepen, bijvoorbeeld specifiek de intern begeleiders of aanbieders. Maar binnen die groep stimuleren we wel dat ze ook buiten hun eigen samenwerkingsverband in contact komen met elkaar. Heel concreet doen we dat door bijvoorbeeld onze nascholingsbijeenkomsten. Die houden we in de drie grote samenwerkingsverbanden. We bieden hetzelfde programma drie keer aan, in de morgen-middag-avond en de deelnemers kiezen zelf waar ze aansluiten. Zo horen ze vanuit andere besturen en uit een andere regio ook de praktijkverhalen.  

Daaraan toegevoegd is een voorwaarde voor succes ook de continuïteit van de werkgroep. Het is daardoor geen eenmalige impuls die ook snel weer verdwijnt en weinig effect heeft. Nee, het is een constante impuls die uiteindelijk zorgt voor steeds betere ondersteuning voor de leerlingen. Want voor hen doen we dit natuurlijk.

Overdraagbaarheid/vertaalslag naar een andere praktijk, situatie of context

Waarom zouden anderen dit goede voorbeeld moeten volgen?

De sleutel tot succes is een werkgroep, adviesgroep of hoe je ook zou willen noemen, die betrokken is bij de gehele keten van signalering, begeleiding op school op de ondersteuningsniveaus, de toeleiding naar de EED-zorg, de diagnostiek, de behandeling en de overdracht en samenwerking tijdens en na de behandeling.

Omdat bij het hele proces verschillende partijen betrokken zijn, zit de kracht er juist in dat al die partijen samenwerken. Juist door een werkgroep met vertegenwoordigers vanuit alle partijen, kunnen we ook iedereen betrokken maken en houden. Want iedereen heeft weer een eigen touwtje om aan te trekken om het goede te doen voor de leerlingen.

Hoewel een inhoudelijk deskundige op het gebied van dyslexiezorg in het onderwijs én de zorg, juist op dat snijvlak, noodzakelijk is, hoeft niet ieder werkgroeplid direct inhoudelijk helemaal deskundig te zijn op dat gebied. Ervaring in het aansturen van scholen, het kunnen analyseren van data uit de monitor, het kunnen stellen van de juiste kritische vragen, het kunnen vasthouden van de helicopterview zijn even belangrijk. Iedereen brengt zo iets mee, dat belangrijk is voor het geheel.

Wat heel belangrijk is, is dat werkgroepleden in hun dagelijkse functie korte lijnen hebben met hun achterban en een goede ingang hebben naar scholen, gemeenten en uitvoerende aanbieders. De inhoudelijke deskundige kan best wat verder van de scholen, gemeenten en aanbieders afstaan, de overige werkgroepleden moeten juist goede relaties met en toegang tot hun achterban hebben.   

Het allerbelangrijkste is dat de samenwerkende partners verantwoordelijkheid blijven nemen voor hetgeen ze moeten doen en – op basis van onderling vertrouwen  – elkaar daarop kunnen aanspreken en van elkaar blijven leren. 

We krijgen wel eens de vraag wie er dan controleert. Dat is het leuke, dat doen we dus niet. Want iedereen heeft zijn eigen specifieke expertise. We monitoren wel en stellen elkaar wel - als het moet - kritische vragen. Maar we controleren elkaar niet, we werken samen. En dat is een hele prettige manier van de dingen regelen.

Concrete aanwijzingen

In de praktijk hebben we geleerd dat dat wat er echt toe doet de volgende zaken zijn:

  • Focus allereerst op alle schakels in de ketenzorg, dus de ondersteuningsniveaus op scholen, de signalering en dossieropbouw, de verwijzing, de dossiertoets, de diagnostiek, de behandeling en de terugkoppeling tijdens en na de behandeling. Dat hoeft niet allemaal tegelijk, maar de ene schakel heeft wel effect op de volgende. En je bent tenslotte zo sterk als je zwakste schakel. 
  • Focus daarnaast op samenwerking van alle samenwerkingspartners en zorg dat iedereen betrokken is en blijft in de werkgroep. Maar doe niet elkaars werk. Laat iedereen doen waar hij goed in is en profiteer in het belang van de leerlingen van elkaars expertise.
  • Kies voor vertegenwoordigers vanuit die samenwerkingspartners die korte lijnen hebben met hun achterban, die daar de juiste wegen weet te bewandelen en bij wie signalen uit de praktijk ook daadwerkelijk ‘aankomen’.
  • Zorg dat in je werkgroep iemand zit die inhoudelijk deskundig is, maar zeker ook mensen die procesmatige expertise hebben om verbeterslagen te coördineren en het klappen van de zweep in het onderwijs, de zorg en de overheid kennen.
  • Ontwikkel in de loop van de tijd met elkaar een routine van de dingen die je doet en zet ze uit in een jaarplan, zodat je zeker weet dat je de goede dingen blijft doen en kijk waar voor de toekomst nog ontwikkelpunten liggen. Zorg ervoor dat het benodigde budget ook gereserveerd is.

Leer van en met elkaar en zoek naar wat werkt in jullie regio.